- データの保存や共有が不十分、入力ミスや手間がかかるのが課題
- 管理会社目線でも、ITANDI BBは使いやすいと感じ導入
- 社内の情報共有が円滑化し、業務効率化を実現
2021年2月から「申込受付くん」を導入してくださっている株式会社エステートトーワ様。もともと、自前の審査システム(FAXを活用したもの)を運用されており、それがすでに各仲介会社に浸透している状態からITANDI BBに変更いただいたにもかかわらず、スムーズに運用を開始され、デジタル化の効果を感じていらっしゃいます。今回は導入後の変化や導入時の工夫について、オーナーサポート事業部 次長 土居様、営繕管理課 係長 平井様、審査部 山下副主任様にお話を伺いました。
独自の審査システムからITANDI BB+ へ
− 従来のシステムではどのような課題を感じていらっしゃいましたか。
「仲介業者さんとのチャットのやりとりがFAXのみによるものだったため、データの保存や共有が十分にできていませんでした。手動でデータを打ち込んでいたため、ミスが生じることも多かったように感じています。またFAXによるやりとりでは情報確認で2回、3回とやりとりの数がどうしても多くなってしまい、手間がかかっていたことも課題でした」
− 導入検討段階では、他のシステムと比較されたと思います。なぜイタンジに決めてくださったのでしょうか。
「管理会社目線で、使いやすいと感じました。また、イタンジのサービスの将来性にも期待していたので」
− ありがとうございます！ 実際導入されるとき、社員の方々の反応はいかがでしたか。
「2月はFAXとITANDI BBを併用しており、3月から完全移行しました。繁忙期に運用を開始したため、慣れるまでは大変でしたね。FAX一枚に情報が整理されていることに慣れていた身からすると、WEBで検索してスクロールして……というのが、少し見づらく感じてしまうこともありました。
ですが、導入時は丁寧に説明していただけましたし、動画も撮らせてもらえたのでありがたかったです。多くのスタッフが触るので、レクチャーは掲示板などを介して行ないました」
− 仲介会社様からの反応はいかがでしたか？ それまで御社独自のシステムに慣れていたと思うのですが。
「9割以上の仲介会社様がイタンジさんのシステムを認知していたため、それほど混乱なく新しいシステムを受け入れてくださったと思います」
社内の情報共有が円滑化し、業務効率化を実現
− 導入後、元々の課題はどのように改善されたのでしょうか。
「チャットによる連絡に移行したことによって、メールアドレスの打ち間違いが減るなど、人が入力する手間やミスをなくすことができたことが大きな変化でした。FAXのやりとりでは2〜3回やりとりすることも手間がかかる作業でしたが、チャットだとそのやりとりがスムーズになりお客様との意思疎通が取りやすくなったと感じています」
− 特に効果を感じている点はどちらでしょうか。
「社内共有の円滑化において効果を感じています。お客様とのやりとりがチャット上に残るため、担当者不在時には誰でも代理で対応することが可能になり、業務が停滞しにくくなりました」
− 最後にイタンジに期待することを教えてください。
「保証会社について説明をつけるなど、もっとわかりやすく表示していただけると助かります。またweb上で収支報告ができたりテナント情報が見られるとさらに便利になるかと思います」
− ありがとうございました！
編集後記
