北海道にて、不動産賃貸管理業務と仲介業務を営む有限会社アルズプランニング様。2020年7月から『ITANDI BB + 申込受付くん』をご利用くださり、業務効率化による工数削減の点で高い効果を感じてくださっています。まだまだ紙媒体が主流だという北海道内において、アルズプランニング様はなぜデジタル化に乗り出すことを決意されたのでしょうか。『ITANDI BB +』を選んでくださった背景や使用感についても含めて、総務課課長の高原周子様にお話を伺いました。
現場の声から始まった、デジタル化の第一歩
− そもそもデジタル化を進めようと思ったきっかけはありますか。
「弊社が運営する仲介店舗の一つが、WEB申込に関して収益化できる部分の多さを指摘したことがきっかけです。北海道でも徐々にWEB申込が流行り始めており、今後WEB申込を広く展開していくために、デジタル化を進めていこうと考えていました」
− なるほど。具体的にはどのような課題があったのでしょうか。
「従来のFAXでは未記入や字潰れなどがあると、その確認をするために、郵送の時間を含め2〜3日以上かかっていました。さらに未記入欄を全て埋めて保証会社にかける段階でも、審査1社目で通らなかった場合に再びお客様に同意書をもらうことにも時間がかかってしまいます。こういった時間コストに悩んでいました」
− 他にもさまざまなデジタル化支援ツールがあると思うのですが、その中で『ITANDI BB +』を選んだ決め手は何でしたか。
「操作画面が洗練されており、使いやすそうな印象を受けたことが大きな決め手です。他社のツールでは文字が多いものもあるのですが、『ITANDI BB + 申込受付くん』は入力画面がシンプルで直感的に操作しやすいと感じたため、導入を決めました。
また、導入後もイタンジのセールスやカスタマーサクセスの方が定期的に連絡をくださるため、安心感をもって利用できていることも大きなポイントですね」
導入時の不安をよそに、大幅な工数削減を実現
− 実際に利用されてみて、導入以前とどのような違いがみられましたか。
「大幅な時間短縮を実現できていると感じています。『ITANDI BB + 申込受付くん』を用いれば、未記入欄を未然に防ぐことができ、保証会社を切り替えるときもお客様の簡単なボタン操作で終わります。申込の当日に契約明細まで出せるので、丸1〜2日の時間短縮になっているのではないでしょうか。
さらに電話でやりとりする必要がなくなっているため、その手間も省けています。この春も学生の申し込みが多かったのですが、『ITANDI BB + 申込受付くん』のおかげでサクサクお客様対応を進めることができました」
− それは大きな変化ですね！ 一方で導入するときに困った点はありませんでしたか？
「当初は受け入れてもらえるか不安を感じていましたが、一度営業の方に体験してもらうとスムーズに利用され始めました。導入時の具体的な手順としてつまずく点はほとんどありませんでしたが、しいて言うならアカウントを作る際に、保証会社の選択をする段階で少し手間取りましたね。入力画面まで進んでしまえばあとは指示に従って操作していくだけで簡単に運用できました」
− ありがとうございます！ 導入時に工夫されたことがあれば教えてください。
「繁忙期を避けて導入することです。営業もすぐ利用できるよう、説明を丁寧にする時間が十分に確保できるような時期を選びました。これによってスムーズに運用を始められたと感じています」
− 導入段階での丁寧な情報共有がスムーズな運用開始の秘訣だったのですね。
道内にも徐々に広がってきた、デジタル化の波
− 2020年7月に『申込受付くん』を導入していただき、まずは自社付け仲介でご利用いただいていましたが、業界のDX化が進んでいることや非対面接客の需要が高まっている昨今の情勢を踏まえて、今後他社付けにもWEB申込を拡大していく予定はございますか？
「本当は繁忙期に入る前の2020年の秋冬にかけて、自社以外の仲介会社様にもWEB申込を拡大していくつもりだったのですが、いまひとつ踏み切れませんでした。理由は、ここ北海道においては紙媒体でのやり取りを行なっている仲介会社様が、まだまだ多いと感じたためです。
ですが仲介会社様の中でも、WEB申込の知名度が徐々に高まってきていると聞いていますし、北海道内の他の管理会社様も徐々に『ITANDI BB+』を導入しつつある状況も鑑みて、他社付けにもWEB申込を導入していこうと考えています。繁忙期もすぎましたし、仲介会社様も手が空いてくると思いますので、やり方を丁寧に説明するなどして抵抗なく使ってもらえるようにする工夫をしていくつもりです」
− 最後にイタンジに今後期待していることをお聞かせください。
「保証会社の選択画面で各社の簡単な説明が横に表示されると、わかりやすくてありがたいです。契約者様のステータスに合わせたものが提案される、など。これによって一層スムーズな導入が実現すると思います」
− ありがとうございました！
