「不動産を通じて、物質的・精神的豊かさを追求する」という企業理念のもと、都内で1,100戸ほどを管理する株式会社ランド・ステーション様。2021年3月にITANDI BB+内見予約くんと申込受付くんを、2022年1月に電子契約くんをご契約いただきました。電子契約くんをいち早くご導入いただいた背景や導入前後の業務改善についてお話を伺いました。
記事の注目ポイント✅1時間ほどかかっていた契約書類作成業務を約30分に削減 |
電子契約くん導入で得た9つのメリット
– 電子契約くんの導入前後で、業務はどのように変化しましたか。
「まず、今まではどれだけ短くても3日はかかっていた契約業務が、最短即日で完了（①）するようになりました。導入前ですと
・契約書の作成・印刷・署名押印・梱包
・仲介会社に郵送
・返送されてきた契約書類の確認、押印
（＋先方の押印漏れがあった場合に再度郵送・返送・確認）
・鍵の郵送
という工程でしたが、導入後は郵送の必要がなくなったため、郵送にかかっていた日数がそのまま削減されました。また、押印が不要になったため、押印漏れによる返送の手間から解放（②）されましたし、結果的に郵送代もかなり削減（③）できています。契約書類作成業務の作業時間自体も、導入前は1時間ほどかかっていたのが、今は30分程度で完了します」
– 電子契約くん導入によるメリットは、業務短縮以外にもありましたか？
「郵送にかかる時間がなくなったため、入居予定日を早められる（④）ようになりました。従来は、入居日を早めたいというご要望に対しては、絶対に書類に不備がない状態で最短スケジュールで進めなくてはいけないため、細心の注意を払って念入りに確認する必要があり、大変でした。今は鍵の郵送以外すべてオンラインですから、ご要望に応えやすくなりました」
– それは賃料発生日が早くなるということですから、オーナー様にも喜ばれますよね。最大でどの程度早められるのでしょうか？
「だいたい4〜5日ですね。今、保証会社様とのやりとりは紙ベースのままなので、さらに改善の余地があります。保証契約も完全オンライン化でき、電子契約くんとAPI連携もある保証会社様の利用を開始する予定です。
保証契約は、賃貸契約と同じくらい大事なものです。火災保険も含めて、三大重要契約ですので、それらを全部電子化できて、すぐにすべて契約完了できるということはとても大きいことなんです」
– すばらしいです。他にもメリットがあれば教えてください。
「遠方の方の契約が簡単（⑤）になった点です。契約のために上京されるのは大変ですが、電子契約であればメールアドレス一つで契約できるため、お客様に喜んでいただいています。以前、アメリカ在住中で来日予定の方のご契約も滞りなくおこなうことができました。保証契約も、遠方からできるためスムーズ（⑥）になる予定です。今までは、『保証人が遠方に住んでいるため、契約書の送付が遅くなる…』と相談されるケースがしばしばあり、賃料発生日が遅れてしまうこともあったので、改善できて助かっています。また、印鑑証明が不要（⑦）になったこともとても大きいですね。印鑑証明が必要ですと、取得に時間かかったり、そもそも登録していなくて役所に行っていただくというケースも度々ありました。
あと、トラブルやクレーム減少（⑧）にもつながりました。以前は、契約が期日までに完了せず、入居予定日までに鍵の郵送が間に合わなくなってしまうことがありました。気持ちとしては早く鍵を送って差し上げたいのですが、やはり契約をきちんと確認してからでないと送れないので…。
それから、ペーパーレスを実現（⑨）できたことも大きいです。電子契約くんを導入したこともそうですが、内見予約くんと申込受付くんを導入したことによる効果もとても大きいです。5年以上前は、完全に電話とFAXでやりとりをおこなっていたので、月曜日の朝はまず届いている大量のFAXの中から内見や入居の申込書を見つけ出すことから始めていたんですよ（笑）。内見予約くんや申込受付くん、電子契約くんを導入して、今はかなりペーパーレスを実現しています」
– 数えてみたら9つも嬉しい変化を挙げてくださっていました！ たくさんの価値を感じてくださっていて嬉しいです！
オール電子化で、ウィズコロナを前提とした体制に
– 話が前後しますが、法改正前より電子契約くんをお申し込みくださっています。導入を決めたきっかけはなんだったのでしょうか。
「コロナ禍で他の社員が週に2〜3日在宅勤務し始めていたときに、新規契約の担当だったわたしは出社の必要があって、それが効率悪いなあと思ったからです。内見予約くんと申込受付くんは導入済みだったのでよかったのですが、契約書の送付と鍵の送付だけは絶対に出社しなくては対応できませんでした。
タイミングを見て在宅勤務もしていたのですが、審査がいつ通るか読めないので、在宅勤務の日に『今日契約書を送ってください』と言われてしまうこともあり。この先コロナ禍がどうなるかわからない中で、いつまでもどっちつかずな状況でいるよりも、在宅勤務で業務を完結できる環境を整備しておきたい、と思ったんです」
– 他の方々から反対意見はありませんでしたか？
「代表は、業務の効率が上がるシステムは取り入れていこうという姿勢でしたので、『電子化できるものはしていこう！』とすぐに同意してくれました。日頃から『業務の中で何か要望があればすぐに言ってほしい』と言ってくれていたので、ミーティングの際に直接要望を出しました」
– 要望をすぐに伝えられる環境はすばらしいですね。他社サービスもあったと思いますが、イタンジに決めてくださったのはなぜでしょう。
「申込受付くんと内見予約くんを使っていて満足していたので、他社という選択肢がまったくなかったです。そもそも電子契約ができるようになるということ自体をイタンジさんから知ったので。使ってみて、向いていないようだったらやめようかなって、気軽な気持ちで決めました。導入してみてまず気に入った点は、電子契約用に新たに作成された特別な契約書の書式などではなく、既存の契約書をアップロードするだけで使えるところです。従来のオペレーションを変更する必要がないので、取り入れやすかったです」
– ありがとうございます！ そうはいっても、導入時に懸念に思っていたことや導入後に困ったことはありませんでしたか？
「法的に大丈夫なのかという点は、気になっていました。でも、イタンジさんが法的な部分もしっかり沿う形で開発してくれていましたし、営業やCSの担当者さんがフォローしてくださったので安心できました。申し訳ないですが、不安なことが出てきたときは、毎回お電話していました（笑）
今は法改正が施行されたことでだいぶ電子契約の認知度が上がっていますが、少し前まではまだ仲介会社様側も不安なところが多かったようで、『印刷してさらに仲介印を押さなくてよいのでしょうか？』や『本当に法的に大丈夫ですか？』と確認されることがありました。そういうときはイタンジさんに教えていただいたことをそのまま説明することで、乗り切ることができました」
– CS担当からは具体的にどのようなフォローがありましたか？
「たとえば私が仲介会社様へのご案内方法について悩んでいたとき、おすすめの定型文をご紹介いただきました。
あとは、ときどき記入を間違えてしまう仲介会社様がいらっしゃることを相談したら、記入欄に“名前”や“住所”とだけ表記するのではなく“契約者様の名前” “仲介会社様の住所” というように具体的に表記するようアドバイスいただきました。おかげで今は間違いがなくなり、スムーズな契約が実現しています！」
浮いた時間を、よりよい時間に
– 電子契約くんの導入によって、業務効率化やペーパーレスなどが実現し、喜んでいただけていることがわかってとても嬉しいです。今業界全体でIT化の波がきていますが、このように電子化されていくことについてどう思われますか？
「ITシステムのよいところは、担当が変わっても引き継ぎが簡単であることや、業務をマニュアル化できる部分にあると思います。属人化していると、引き継ぐ際は前任者のやり方に引っ張られてしまいますが、IT化されていれば、やることは変わりません。人の入れ替わりがあっても多少安心できます」
– おっしゃる通りだと思います！ 弊社のシステムは、社員の皆様にとっても、何か価値を提供できましたか？
「導入によってリモートワークができるようになったので、在宅勤務せざるをえない状況にあるときや、緊急の対応をする必要があるときなど、パソコン一つでささっと対応できるのがすごく便利ですね。パソコン一台で仕事できるって、なんだかかっこいいじゃないですか（笑）。
あとは先ほども少し触れましたが、クレーム対応が減ったことは精神的にかなり助かります。クレーム対応はやはりつらいですし、上司にもいろいろ相談する必要があって複数人を巻き込む形になるので、業務的にも大変です。鍵を送付できないまま週末に入ってしまうと、なんだか心のもやもやが晴れないまま過ごすこともあって。今はそうしたトラブルも減り、業務効率化で時間にも余裕ができ、心にゆとりが生まれたように思います」
– 最後に、イタンジに期待していることや御社の展望など、ぜひメッセージを頂戴したいです。
「わたし、個人的にイタンジさんが大好きなんです。使いやすいですし、担当の方のサポートも丁寧ですし。今後もイタンジさんのサービスを活用させていただいて、スマートで効率のよい業務をおこなっていきたいです。
実は今、更新退去くんも導入することになっています。新規契約時に電子契約をしているのに、２年後に紙で更新業務をするのは不自然ですから（笑）。これで業務の電子化がさらに進みます。そうして浮いた時間で他の業務も手伝えますし、余裕をもって働くことができます。不動産業界において、さらにいろいろな業務に携わっていきたいです」
– ありがとうございます！ 時流を読まれる御社であれば、必ずや “選ばれる不動産屋” であり続けると思います！ 今後ともよろしくお願いいたします。
